Aquí está la razón por la que no creo listas de tareas diarias

Hace unos años solía hacer esto. Tarea A, B, C (que necesitaban ser realizadas) y así sucesivamente, pero desde que comencé a hacer lo que hago hoy, como consecuencia parece que estoy logrando más y me siento mucho mejor conmigo mismo al final del día cuando sé que he superado algunos de mis obstáculos diarios. Esto es algo en lo que realmente necesitaba trabajar cuando comencé a trabajar para Hewlett-Packard. Correos electrónicos interminables y esa sensación de no lograr nada. Eso ha cambiado a pesar de que la situación de los correos electrónicos interminables sigue siendo la misma.

Déjame explicar mi punto:

Si tienes una lista de tareas diarias, pasas la noche anterior o el mismo día enumerando las cosas que quieres lograr para poder marcarlas y saber que ya no necesitas preocuparte por ellas. Con este método intentamos ver cuánto tiempo nos llevará completar todas estas tareas, para no sobrecargar el día y dejar un cúmulo de tareas sin completar y esa sensación de insatisfacción por no alcanzar nuestros objetivos diarios deseados.

Creo que no importa cuán experto seas en estimar la duración de ciertas actividades para completar un trabajo específico, aún encuentro que una lista de tareas diarias nunca se completa del todo (y me refiero a más de solo dos cosas estúpidas, digamos comer pizza y tomar una cerveza. Una lista de tareas real). Al menos ese fue mi caso.

Cuando solía hacer mis listas diarias de "esto es lo que necesito lograr" no me pasaba de la raya, pero tampoco lo hacía a medias. Quería asegurarme de que las cosas se hicieran. Sin embargo, lo que normalmente sucedía era que surgían tareas imprevistas o cosas que aparecían durante el día que necesitaba hacer y que eran urgentes o más importantes que otras cosas que aún tenía que hacer que estaban en mi lista, lo que a su vez me hacía retroceder en mi horario "planificado". Piensa en un correo electrónico urgente al que necesitas responder o en una reunión de emergencia/conferencia a la que debes asistir.

Esas cosas son la antítesis de la lista de tareas. Lo que originalmente había planeado hacer, como mencioné, se veía desplazado y a menudo terminaba el día con un puñado de tareas sin terminar y una lista que simplemente me frustraba por no tener suficiente tiempo para completar todas estas cosas. Es como si no hubiera logrado nada en absoluto porque esa es la sensación que terminarás teniendo con este tipo de listas.

Por lo tanto, la motivación disminuye, el nivel de frustración aumenta y la resignación se instala.

Mi solución

Hace unos años encontré lo que creo que es la solución a mi problema y parece que funciona. Ya no creo listas de tareas diarias, sino listas de tareas por proyecto. ¿Qué tan simple es eso, no? (es como un "¡duh!" )

En lugar de centrarme en la tarea meticulosa en sí y anotar cientos de cosas pequeñas, abordo todo en proyectos. Ya sea algo particular para mi blog, el sitio web de la empresa, nuevos proyectos, clientes, relacionados con Hewlett-Packard y así sucesivamente. Al final, todo termina en su propia lista de tareas.

Llegaré a algunas aplicaciones y métodos en una publicación individual, pero el pensamiento general es el siguiente: comienza desde abajo con tu objetivo final, es decir: "trabajar en el proyecto A", luego trabaja hacia atrás desde allí y bingo, tienes un mapa de ruta todo alineado con cosas que puedes marcar fácilmente a medida que las completas sin tener que preocuparte de que "el proyecto A" realmente se complete. Si eso está en mi lista de tareas, estará allí una década después.

Miro mi lista de tareas y simplemente asigno cantidades específicas de tiempo a lo que necesito hacer. Y sí, hay tareas que aún surgen durante el día. Estas las anoto en el proyecto que considere adecuado y asigno un tiempo a ello y cómo percibo el sentido de urgencia para su finalización y esa tarea se va a mi lista general. Luego miro mi lista y veo, "trabajar en el proyecto A" o "trabajar en el proyecto B", dependiendo de mi estado de ánimo o de lo que considere más urgente es lo que abordo. Miro el proyecto A y empiezo a trabajar en la siguiente tarea disponible en la lista de tareas del proyecto, sin intentar alcanzar un punto específico al final del día, simplemente trabajo en tanto como pueda y en lo que pueda haber planeado en ese tiempo dado y marco partes de la lista a medida que avanzo.

Algunas tareas pueden requerir ser programadas y planificadas, bien. Ejemplo: escribir una publicación de blog y programarla. Habrá cosas que requieran que termines en un momento determinado o en una fecha específica. Intento mantener esas cosas al mínimo para asegurarme de tener suficiente "margen" en caso de que surjan otras cosas. Solo necesito hacer las cosas. Así de fácil.

Haber utilizado este método durante mucho tiempo me ha ayudado a optimizar mi día y encuentro que logro más, incluso cuando la lista parece interminable. Créeme, mi lista de proyectos para Hewlett-Packard, mi trabajo corporativo, tiene una lista de tareas de dos dígitos muy alta que sigue creciendo. Pero solo puedo hacer tanto en un día. La razón por la que esto parece funcionar es un poco de esto y un poco de aquello. Trabajo mejor, lo que significa que soy más productivo (raramente almuerzo) y estoy menos estresado por olvidar cosas o cumplir con "pequeños plazos" a lo largo del día, y estoy más motivado para abordar las cosas en el momento que mejor considero porque luego las marco y ahora me da una sensación de, aunque todavía tengo 86 tareas en mi lista de proyectos de HP, aún puedo irme a casa y sentirme realizado porque logré 27 cosas hoy (incluyendo hojas de Excel, análisis de números, redacción de presentaciones y escribí un total de 113 correos electrónicos, y leí/archivé 243 (¡sí!).

Con eso, completo mi recorrido tras bambalinas de cómo logro hacer las cosas. Si tienes problemas con la productividad, o siempre sientes que no estás logrando hacer las cosas. Prueba este método. En una próxima publicación compartiré las herramientas que utilizo que me apoyan en esto y quizás reúna cómo me mantengo en sintonía en su totalidad en algún momento.

Con eso, ¡les deseo a todos esto y nada menos que mucho éxito!

Déjame saber tus pensamientos en los comentarios a continuación.