MS Outlook – 4 Consejos

Debo admitir que estoy obsesionado con encontrar nuevas y útiles formas de hacer las cosas de la manera más eficiente y rápida posible. Me encanta la eficiencia. Aquí hay algunos consejos simples que podrían mejorar tu uso de Outlook y hacer que tu trabajo diario sea un poco más fácil.

1. Lenguaje Natural – Desde Outlook 2007, Microsoft ha incorporado un sistema de lenguaje natural en Outlook. Esto se aplica principalmente a las citas de Outlook en tu calendario. En lugar de usar el cuadro desplegable para elegir una fecha, puedes escribir expresiones reales como "pasado mañana", "una semana a partir de hoy", "dos meses a partir de hoy", "tres días a partir de ahora", y mucho más. También puedes usar expresiones como "hoy + 3 días" y Outlook lo entenderá. Finalmente, puedes escribir los nombres de los días festivos y usarlos en expresiones como "el día antes de Navidad". – ¡Pruébalo!

2. Calendario de Outlook en el escritorio – Este software te permite anclar el calendario de Outlook a tu escritorio. El calendario permanece allí todo el tiempo, así que siempre puedes ver lo que se avecina. No es solo una vista de tu calendario, es el verdadero calendario de Microsoft Outlook, así que obtienes toda su funcionalidad, como edición directa, arrastrar y soltar archivos, etc. ¡Increíble!

3. Carpetas de Búsqueda y Favoritos – Las Carpetas de Búsqueda te permiten crear carpetas virtuales basadas en ciertos criterios. Por ejemplo, podrías hacer una carpeta de correos electrónicos de tu jefe que hayas categorizado como "Importante" o una carpeta de tus correos electrónicos que tienen archivos adjuntos. Aún mejor, agrega estas Carpetas de Búsqueda a tu lista de Carpetas Favoritas y oculta tu lista de Carpetas de Correo para que todo lo que veas sean tus Favoritos. Te sorprenderá lo poco que necesitarás ver tus carpetas "reales".

4. Correos Electrónicos de Plantilla – Usa plantillas. Puedes guardar correos electrónicos estandarizados para no tener que escribir lo mismo una y otra vez. Yo uso formularios para cosas como aprobaciones en mi posición corporativa actual o textos de soporte que están automatizados para la información de KLG. Crear tu propio formulario es fácil: solo escribe el correo, luego ve a Archivo -> Guardar como, y elige "Plantilla de Outlook (*.oft)" en el cuadro desplegable. El correo se guarda como una plantilla. La próxima vez que quieras usar ese formulario, ábrelo yendo a Herramienta -> Formularios -> Elegir un formulario. Cambia el cuadro desplegable a "Plantillas de usuario en el sistema de archivos" y luego elige la plantilla que creaste.

También podrías guardar la plantilla en algún lugar y anclarla a tu barra de tareas -> "clic derecho" en el ícono de Outlook y la verás allí.

Podrías usar el área de firmas para plantillas.

¿Qué tal partes rápidas o partes web?

¡Posibilidades infinitas!

Prueba estas cosas y házmelo saber si las encuentras útiles.