Hier ist der Grund, warum ich keine täglichen To-Do-Listen erstelle

Vor ein paar Jahren habe ich das gemacht. Aufgabe A, B, C (die erledigt werden mussten) und so weiter, aber seit ich das mache, was ich heute tue, scheine ich mehr zu schaffen und fühle mich am Ende des Tages viel besser, wenn ich weiß, dass ich einige meiner täglichen Hürden überwunden habe. Das war etwas, in das ich wirklich eintauchen musste, als ich für Hewlett-Packard zu arbeiten begann. Endlose E-Mails und das Gefühl, nichts zu erreichen. Das hat sich geändert, obwohl die endlose E-Mail-Situation immer noch gleich bleibt.

Lass mich meinen Punkt erklären:

Wenn du eine tägliche To-Do-Liste hast, verbringst du entweder die Nacht davor oder den Tag damit, die Dinge aufzulisten, die du erreichen möchtest, damit du sie abhaken kannst und weißt, dass du dir keine Sorgen mehr darüber machen musst. Mit dieser Methode versuchen wir zu betrachten, wie lange all diese Aufgaben dauern werden, um den Tag nicht zu überfüllen und einen Haufen unerledigter Aufgaben und das Gefühl der Unzufriedenheit zu hinterlassen, weil wir unsere gewünschten täglichen Ziele nicht erreicht haben.

Ich glaube, dass egal wie sehr du ein Experte darin bist, die Zeit zu schätzen, die bestimmte Aktivitäten benötigen, um einen bestimmten Job zu erledigen, ich finde immer noch, dass eine tägliche To-Do-Liste nie vollständig abgehakt wird (und ich meine mehr als nur zwei dumme Punkte, sagen wir Pizza essen und ein Bier trinken. Eine echte To-Do-Liste). Zumindest war das bei mir der Fall.

Als ich früher meine täglichen "Das muss ich erreichen"-Listen gemacht habe, habe ich es nicht übertrieben, aber ich habe es auch nicht untertrieben. Ich wollte sicherstellen, dass ich Dinge erledige. Was normalerweise passierte, war, dass unvorhergesehene Aufgaben oder Dinge während des Tages auftauchten, die ich erledigen musste und die zeitkritisch oder wichtiger waren als andere Dinge, die ich noch auf meiner Liste hatte, was mich zurück auf meinen "geplanten" Zeitplan warf. Denk an eine dringende E-Mail, auf die du antworten musst, oder an ein Notfallmeeting/Telefonkonferenz, an dem du teilnehmen musst.

Diese Dinge sind die Anti-To-Do-Liste. Was ich ursprünglich vorhatte, würde, wie erwähnt, zurückgestellt werden und oft beendete ich den Tag mit einer Handvoll unerledigter Aufgaben und einer Liste, die mich einfach frustrierte, weil ich nicht genug Zeit hatte, all diese Dinge zu erledigen. Es ist, als hätte ich überhaupt nichts erreicht, denn das ist das Gefühl, das du mit diesen Arten von Listen haben wirst.

Daher sinkt die Motivation, das Frustrationslevel steigt und die Resignation setzt ein.

Meine Lösung

Vor ein paar Jahren fand ich, was ich für die Lösung meines Problems halte, und es scheint zu funktionieren. Ich erstelle keine täglichen To-Do-Listen mehr, sondern Projekt-To-Do-Listen. Wie viel einfacher ist das, oder? (es ist irgendwie wie "duh!")

Anstatt mich auf die akribische Aufgabe selbst zu konzentrieren und hundert kleine Dinge zu notieren, gehe ich alles in Projekten an. Egal, ob es etwas Bestimmtes für meinen Blog, die Unternehmenswebsite, neue Projekte, Kunden, Hewlett-Packard-bezogene Dinge und so weiter ist. Am Ende landet alles auf seiner eigenen To-Do-Liste.

Ich werde in einem einzelnen Beitrag auf einige Anwendungen und Methoden eingehen, aber das übergeordnete Denken geht so: Beginne am Ende mit deinem Ziel, z.B.: "arbeite an Projekt A," und arbeite dann rückwärts von dort und bingo, du hast eine Roadmap, die mit Dingen gefüllt ist, die du leicht abhaken kannst, während du sie erledigst, ohne dir Sorgen machen zu müssen, dass "Projekt A" tatsächlich abgeschlossen wird. Wenn das auf meiner To-Do-Liste steht, wird es dort auch ein Jahrzehnt später sein.

Ich schaue auf meine To-Do-Liste und weise einfach spezifische Zeitmengen zu, um alles zu erledigen, was ich erledigen muss. Und ja, es gibt Aufgaben, die während des Tages noch auftauchen. Diese notiere ich in dem Projekt, das ich für passend halte, und weise ihm eine Zeit zu und wie ich das Gefühl der Dringlichkeit für den Abschluss wahrnehme, und von dieser Aufgabe geht es in meine Gesamtliste. Dann schaue ich auf meine Liste und sehe: "arbeite an Projekt A" oder "arbeite an Projekt B", je nach meiner Stimmung oder was ich als zeitkritischer empfinde, ist das, was ich angehe. Ich schaue mir Projekt A an und beginne mit der nächsten verfügbaren Aufgabe auf der Projekt-To-Do-Liste, ohne zu versuchen, einen bestimmten Punkt bis zum Ende des Tages zu erreichen; ich arbeite einfach so viel wie möglich und was ich in dieser gegebenen Zeit geplant habe und hake Teile der Liste ab, während ich vorankomme.

Einige Aufgaben müssen möglicherweise in einen Zeitplan aufgenommen und geplant werden, in Ordnung. Beispiel – einen Blogbeitrag schreiben und planen. Es wird Dinge geben, die du zu einem bestimmten Zeitpunkt oder an einem bestimmten Datum abschließen musst. Ich versuche, diese Dinge auf ein Minimum zu halten, um genug "Spielraum" zu haben, falls andere Dinge auftauchen. Ich muss einfach Dinge erledigen. So einfach.

Diese Methode jetzt schon lange zu nutzen, hat mir geholfen, meinen Tag zu optimieren, und ich finde, dass ich mehr erledige, selbst wenn die Liste endlos scheint. Glaub mir, meine Projektliste für Hewlett-Packard, meinen Unternehmensjob, hat eine sehr hohe zweistellige To-Do-Liste, die einfach weiter wächst. Aber ich kann an einem Tag nur so viel tun. Der Grund, warum das zu funktionieren scheint, ist ein bisschen hiervon und ein bisschen davon. Ich arbeite besser – das bedeutet, ich bin produktiver (ich mache selten Mittagspause) und bin weniger gestresst, weil ich Dinge vergesse oder "kleine Fristen" während des Tages einhalte, und ich bin motivierter, Dinge zu erledigen, wenn ich es für am besten halte, denn dann hake ich sie ab und es gibt mir das Gefühl, obwohl ich noch 86 Aufgaben auf meiner HP-Projektliste habe, kann ich trotzdem nach Hause gehen und mich erfüllt fühlen, weil ich heute 27 Dinge erledigt habe (einschließlich Excel-Tabellen, Zahlenanalysen, Entwurf von Präsentationen und dem Schreiben von insgesamt 113 E-Mails sowie dem Lesen/Archivieren von 243 (ja!).

Damit beende ich meine Backstage-Tour, wie ich Dinge erledige. Wenn du Probleme mit der Produktivität hast oder immer das Gefühl hast, dass du nichts erledigst, probiere diese Methode aus. In einem kommenden Beitrag werde ich die Werkzeuge vorstellen, die ich benutze, um mich dabei zu unterstützen, und ich könnte irgendwann zusammenfassen, wie ich mich insgesamt im Einklang halte.

Damit wünsche ich euch all dies und nichts weniger als viel Erfolg!

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