MS Outlook – 4 Tipps

Ich bin ein täglicher Nutzer von MS Office-Produkten, die von Excel über PowerPoint bis hin zu Outlook reichen. Ich halte mich für ziemlich versiert im gesamten MS Office-Paket, einschließlich 2013. Ich liebe es, ein wenig herumzuspielen und hier und da ein paar Dinge zu lesen und zu sehen, welche Möglichkeiten MS für uns eingebaut hat. Ich benutze MS Outlook täglich stundenlang. Es gibt so viele Dinge, die man mit Outlook tun kann, und es überrascht mich immer wieder, wie viel einfacher die Menschen ihr Leben gestalten könnten, wenn sie ein wenig mehr Zeit in ihre eigene Entwicklung investieren würden, um ein Werkzeug zu lernen und zu studieren, das viele häufig nutzen.

Ich muss zugeben, dass ich besessen davon bin, neue und nützliche Wege zu finden, um Dinge so effizient und schnell wie möglich zu erledigen. Ich liebe Effizienz. Hier sind ein paar einfache Tipps, die Ihre Nutzung von Outlook verbessern und Ihre tägliche Arbeit ein wenig erleichtern könnten.

1. Natürliche Sprache – Seit Outlook 2007 hat Microsoft ein natürliches Sprachsystem in Outlook integriert. Dies gilt hauptsächlich für Outlook-Termine in Ihrem Kalender. Anstatt das Dropdown-Menü zu verwenden, um ein Datum auszuwählen, können Sie echte Ausdrücke eingeben wie „übermorgen“, „eine Woche ab heute“, „zwei Monate ab heute“, „drei Tage ab jetzt“ und vieles mehr. Sie können auch Ausdrücke wie „heute + 3 Tage“ verwenden, und Outlook wird das ebenfalls verstehen. Schließlich können Sie die Namen von Feiertagen eingeben und sie in Ausdrücken wie „den Tag vor Weihnachten“ verwenden. – Probieren Sie es aus!

2. Outlook-Kalender auf dem Desktop – Diese Software ermöglicht es Ihnen, den Outlook-Kalender auf Ihrem Desktop zu fixieren. Der Kalender bleibt dort immer sichtbar, sodass Sie immer sehen können, was ansteht. Es ist nicht nur eine Ansicht Ihres Kalenders, sondern es ist der echte Microsoft Outlook-Kalender, sodass Sie alle Funktionen nutzen können, wie direktes Bearbeiten, Drag & Drop von Dateien usw. Großartig!

3. Suchordner & Favoriten – Suchordner ermöglichen es Ihnen, virtuelle Ordner basierend auf bestimmten Kriterien zu erstellen. Zum Beispiel könnten Sie einen Ordner mit E-Mails von Ihrem Chef erstellen, die Sie als „Wichtig“ kategorisiert haben, oder einen Ordner mit Ihren E-Mails, die Anhänge enthalten. Noch besser, fügen Sie diese Suchordner zu Ihrer Liste der Favoritenordner hinzu und blenden Sie Ihre Liste der Mailordner aus, sodass Sie nur Ihre Favoriten sehen. Sie werden überrascht sein, wie selten Sie Ihre „echten“ Ordner ansehen müssen.

4. Formular-E-Mails – Verwenden Sie Vorlagen. Sie können standardisierte E-Mails speichern, sodass Sie nicht immer wieder dasselbe eintippen müssen. Ich verwende Formulare für Dinge wie Genehmigungen in meiner aktuellen Unternehmensposition oder automatisierte Unterstützungstexte für KLG-Informationen. Ihr eigenes Formular zu erstellen ist einfach – schreiben Sie die E-Mail, gehen Sie dann zu Datei -> Speichern unter und wählen Sie „Outlook-Vorlage (*.oft)“ aus dem Dropdown-Menü. Die E-Mail wird als Vorlage gespeichert. Das nächste Mal, wenn Sie dieses Formular verwenden möchten, öffnen Sie es, indem Sie zu Werkzeug -> Formulare -> Formular auswählen gehen. Ändern Sie das Dropdown-Menü in „Benutzerdefinierte Vorlagen im Dateisystem“ und wählen Sie dann die von Ihnen erstellte Vorlage aus.

Sie könnten die Vorlage auch irgendwo speichern und sie an Ihre Taskleiste anheften -> „Rechtsklick“ auf das Outlook-Symbol und Sie werden es dort sehen.

Sie könnten den Bereich für Signaturen für Vorlagen verwenden.

Wie wäre es mit Schnellbausteinen oder Webteilen?

Endlose Möglichkeiten!

Probieren Sie diese Dinge aus und lassen Sie mich wissen, ob Sie sie nützlich finden?

HK

Vater zukünftiger Pioniere. Ehemann meiner Stütze. Athlet, der Tausende von Meilen und Wiederholungen absolviert hat. Unternehmer hinter Unternehmen wie NutriPlay und HK ImPulse. Investor, der die nächste große Welle erkennt. Technikexperte, der Ideen in Wirkung verwandelt.

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